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【CASE STUDY vol.18】パソコンに慣れていない現場社員でも安心。誰でも使えるCheckBackで ホテルやレストランの校正作業を一新｜株式会社東京ドームホテル様

『CASE STUDY』では、rayoutが一緒にお仕事をさせていただいたお客様の生の声をお届けしています。

今回は株式会社東京ドームホテルの高橋さんにお話を聞きました。

ー株式会社東京ドームホテルさんの事業内容と高橋さんの業務内容を教えてください。

東京ドームホテルは、都心最大級のエンターテインメントエリア「東京ドームシティ」に 2000 年6月1日に開業し、おかげさまで2025年6月に開業25周年を迎えました。地下3階、地上43階の高層ビルは、客室 1,006 室、レストラン＆ラウンジ9店（ホテル外直営店 1 店含む）、 大中小宴会場15室のほか、チャペル・神殿などの婚礼施設、屋外プールなどを備えています。

私は総支配人室という部署に所属しており、主に広報、販促、宣伝と企画の業務を統括しております。

ー以前はどのようなことに課題を感じていたのでしょうか？

日々数多く発生する販促物の制作に伴い、校正業務に大変苦戦していました。

東京ドームホテルで使用する販促物は基本的にすべて私たちが担当しているのですが、従来の校正作業は非常に非効率な手順に頼っていました。

具体的には、各部門から依頼のあった販促物の校正紙をメールで送ります。各部門の担当者はメールで送られてきた販促物を一度印刷し、部門内で回覧し赤ペンで修正を入れてからスキャンし、PDF化してメールに添付して送り返すという作業を毎回繰り返していました。その後、修正データが差し戻されて再確認する…という一連のやり取りには、多くの時間と労力がかかっていました。

特に動画の場合は、確認しながらタイムスタンプを取り、修正箇所をExcelなどでリスト化する必要があり、より一層の手間がかかっていました。

また校正を確認する現場のスタッフは普段パソコンを使用する機会が少ない方もおり印刷された校正版に直接赤ペンを入れて返してくることも多く、こちらで改めてデータ化する手間も発生していました。

さらに、コロナ禍明け以降はイベント数の増加に伴って複数のフェアが同時進行する状況が続き、校正作業に時間を取られることで、部署全体の業務負荷が非常に高くなっていました。 校正は重要な業務だと認識しつつも、業務が立て込む中でどうにかもっと楽に、そして時短で進められないかと常に模索していました。

ーそんな中でCheckBackを知った経緯と導入の経緯を教えてください。

イベント数の増加に伴い、展示会やインターネットで校正作業が楽になるツールはないかと探していました。ただ、多機能なツールが多くて使いこなせるか心配だったんです。多機能なツールは私たちからは魅力的でしたが、現場でも使えないと導入する意味がないのでもっとシンプルで使いやすいツールを探していました。

そんな中で弊社から動画制作を依頼したとある事業会社さんが使っていたことからCheckBackというツールの存在を知ったんです。正直初めて使った時は衝撃的で、専門知識がなくても操作できるシンプルなインターフェースで、「これであれば迷わず使える」と確信できました。校正や確認に特化しているからこそ、機能がシンプルで伝わりやすく、複雑な操作説明も不要で受け入れやすいことが大きな安心材料でした。

また、今まで煩雑だった校正作業が軽減されるという部分で会社にも導入を打診しやすかったのも嬉しいポイントでした。一度案件で使用していたこともあり、スムーズに導入まで進めることができました。

ー導入してから動画制作の負担はどのように変化しましたか？

CheckBackを導入してから、動画制作に伴う負担も大きく変わっていきました。

今まで手間がかかっていた販促物の校正作業もCheckBackなら動画やPDF上にダイレクトにコメントを入れて共有してもらえるので、非常にスムーズに行えるようになりました。こちらも気軽にチェックに臨めますし、現場スタッフも直感的に操作できているという声も上がっています。

また、CheckBack上で修正指示が出せるのでデザイナーへの修正指示書を作成しなくて良くなったことも大きな変化です。結果として、動画の校正にかかっていた時間は所感として半減できていると実感していて、空いた時間も他の販促業務に充てることができるようになり、非常に助かっています。

さらに、一番心配していた現場での混乱を招くこともなく、部署への問い合わせもありませんでした。導入時に丁寧に説明はしたものの、もっと問い合わせが来るかなと思っていたのですが。CheckBack自体にも操作のチュートリアルがついているのも良かったのかなと思います。

こちらの負担も少ないですし、多少の説明だけで全員が直感的に使えるツールなのがありがたいです。今ではCheckBackがないと業務が回らないくらい毎日活用しています。

ーCheckBackの中で良く使う機能を教えてください。

良く使う機能は「トーク」と「共有リンク」ですね。

「トーク」を活用するようになってから、わざわざ別のツールに行く必要がなくなり、非常に便利になりました。現場スタッフと私たち、私たちと制作チームのチャットルームなど制作順でチャットを分けて使用しております。すべて同じチャットにしてしまうと不要な会話も入るため、私たちが間に入り調整しています。情報共有も整理しやすくお互いが安心して使用できるので便利です。

また「共有リンク」もよく活用しています。
共有リンクがあることでツール関係なく関係各所に情報共有しやすいなと思います。一回送っておくことで関係者が誰でも気軽にアクセスできるようになり、助かっています。

ーありがとうございます。最後にCheckBackの導入を検討している方に向けて一言お願いします。

当社のように制作物に関わる関係者が多く、中にはパソコンの操作に不慣れな方もいらっしゃるような環境では、CheckBackは直感的に使え、工数を大幅に軽減してくれるツールだと感じております。

もし似たような課題をお持ちでしたら、一度試してみる価値はあるかもしれません。

ーありがとうございました！

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