CASE STUDY vol.9 社内ユーザーの9割が業務効率化を実感 クライアントの負担も減｜(株)プルークス様

株式会社プルークスさんの事業内容と、小堀さんのご担当業務について教えてください。

小堀様：株式会社プルークスは、企業経営で発生するあらゆるコミュニケーション課題を、クリエイティブを起点に解決する動画コンサルティング会社です。目的に応じたコミュニケーション戦略と制作・配信までワンストップで企業成長をご支援しております。
私が所属する事業推進部は、データの基盤管理、営業企画や営業推進など、「提供価値の最大化」をミッションとしたメンバーが集まっています。中でも私はデジタルアセット周りと、パートナークリエイターさんの開拓やマネジメントを担当しており、「MiLKBOX」を始めとした3つのツールの導入・管理を行っています。
株式会社プルークス：https://proox.co.jp/

「MiLKBOX」を導入していただいたきっかけを教えてください。

小堀様：当時、ディレクションの工数に時間がかかってしまいプランナーが慢性的に忙しいという状態が続いていました。それにより、本来注力したい営業活動の時間を圧迫してしまっている、という課題もありました。
そこで、自社で運用しているクリエイターの情報を管理するシステムの中に、MiLKBOXと似た機能を作り改善を図ったのですが、手作りだったので使い勝手も悪く、エラーも頻繁に発生してしまっていたんですよね。自社ツールでクライアントにご迷惑をかけてしまうなら、外部のシステムを使用したほうが良いのではないかという話になったのがきっかけです。

「MiLKBOX」も元々社内向けに作ったツールなので、共感できます。他社の製品とも比較されたと思いますが、なぜ「MiLKBOX」を選んでいただけたのでしょうか。

小堀様：比較サイトを見て、他にも2～3社オンライン打合せを行いました。
「実際に使ってみないとわからないな」と判断に迷っていたところ、同業の会社さんが「MiLKBOX」を導入していると聞きました。その会社さんから「使いやすいツールだよ」とオススメしていただいたことは導入のきっかけになりましたね。
また、他社のツールはプロジェクトに参加するメンバーの数でプランが変動する料金形態だったのですが、「MiLKBOX」はその制限がなく、管理者の人数のみがプランに含まれる形態だったので、1,000名以上のパートナークリエイターさんと提携している弊社には合っていました。

制作には毎度違うクリエイターさんが入られたり、沢山のクリエイターが関わったりするので、その点は重要ですよね。ちなみに、現状は年間どのくらいのプロジェクトを「MiLKBOX」で進行しているのでしょうか？

小堀様：案件の大小はありますが、(2024年)11月は全体の半数近くの案件に使用しています。沢山の案件を同時進行する上でも、極力工数は減らしたいですね。

そうですよね。「MiLKBOX」を導入したことで、工数を減らすことはできましたか？

小堀様：実際に使用しているプランナーにアンケートを行ったところ、9割の人が工数の削減や業務効率化を実感していると答えています。工数削減効果は30～50％程度のようです。
それにより、制作物のクオリティを上げるためのコミュニケーションに時間が取れたり、営業活動に時間がかけられるようになっただけでなく、残業時間が減ってライフワークバランスの改善にも繋がっているようです。

コミュニケーションコストが下がったことで、社員一人ひとりの生産性が上がったということですね。特によく使われている機能はありますか？

小堀様：動画ファイルのやりとりや、修正の出し戻しですかね。
他のツールでファイルを送ると先方にダウンロードしてもらわなくてはいけなかったところ、「MiLKBOX」は共有リンクを送るだけで直接プレビューを見ることができるので便利です。
また、セキュリティ上の理由で無料のファイル共有サイトを使用できないクライアントもいますが、「MiLKBOX」の共有リンク機能があることでご案内しやすくなったという意見もありました。

修正の出し戻しに関しては、元々どのように行っていたのでしょうか？

小堀様：以前はスプレットシートやExcelにキャプチャを大量に貼って、「何秒のこの場面でここを直してください」という指示書を作成していたのが、「MiLKBOX」はタイムライン上に直接書き込むだけで指示ができるので、その工数はすごく減っていると思います。実際のアンケートでも、「修正内容の擦り合わせ連絡時間が1/3減少した」「スマホでのプレビューが可能で、出先で確認できた」「クリエイターへの共有が楽になり、ファイルの見返しが3〜4割程度軽減した」とのコメントも見られました。また、口頭で説明すると認識がズレてしまいやりとりが増えてしまいますが、「MiLKBOX」なら修正箇所を直接囲って指示が出せるため、指示出しに慣れてないクライアントでも伝えやすいのは大きなメリットだと思います。

たしかに、修正の指示はクライアントが行うことも多いので、クライアントにとっても嬉しい機能ですよね。

小堀様：そうですね。アンケートにも「クライアントもFB（フィードバック）しやすくなっているだろうと感じた」という声もありました。「データのやり取りがしやすいので、次の案件もMiLKBOXを使ってやりましょう」という会話も聞きますね。
初めてのクライアントでもMiLKBOXをすんなり受け入れていただける場合が多いですし、社内のメンバーも、まだ自身の案件を持っていない新入社員以外はほぼ全員問題なく使用しています。クリエイターとの間でも使用しますよ。

沢山の方に使っていただけていてありがたいです。「MiLKBOX」の使いやすさとしてはいかがでしょうか。

小堀様：最初に申し上げた自社システムにつけた機能より「MiLKBOX」のほうが使いやすかったので、導入時のアレルギーはなかったですね。
操作上でわからないことも基本的にはなく、感覚ベースで操作できると思います。細かい部分で不明点があったとしても、ヘルプページを見れば解決できますね。
私だけでなく、40,50代のツールに慣れていないメンバーからも質問がくることはほとんどありませんし、一度研修をすれば誰でもすぐ使えるのではないかと思います。「MiLKBOXを友人や同僚に勧めたいか」という質問でも9割近くのメンバーが「勧めたい」と回答していますし、「”MiLKBOXを使用できるから”という理由でコンペで有利になったこともある」という声もあったんですよ。

そんなことがあったのですね！「MiLKBOX」が誰でも便利に使えるということが理解いただけていて、嬉しいです。

小堀様：会社紹介資料に「MiLKBOXを使用して動画の校閲などがスムーズにできますよ」と記載しアピールポイントにしているので、そこでコミュニケーションの取りやすさをご評価いただいたのかもしれません。他社との差別化にもなっていると思います。
また、会社としても8割以上の案件に「MiLKBOX」を使用してもらうことがミッションなので、案件を始める際にプランナーがクライアントに「MiLKBOX」をご案内しやすくするように自社で資料も作り、「MiLKBOX」を使うハードルを下げる工夫もしています。

現場の方の負担を少なくすることで利用を推進くださっているのですね。その資料、真似したいくらいです…！
最後に、今後の「MiLKBOX」への要望やご意見などはありますか？

小堀様：導入以降わがままに様々な意見を言ってきましたが（笑）、かなり実現・改修いただいているので、とても使いやすくなっていると思います。かなり密にサポートいただいていて、リクエストがあればすぐ共有できるのはありがたいです。
現状ですと、「既読機能が欲しい」という意見はよく出ますね。あとは、「メッセージを修正した場合に修正日時が表示されるようにしてほしい」という意見もあります。

ただの修正指示ツールではなく、コミュニケーションツールとしてご利用いただいているからこそ必要とされる機能ですよね。参考にします。今後は、「MiLKBOX」の通知が全てslackに送られる機能が実装される予定です。

小堀様：弊社もslackを使用しているので、それはめちゃくちゃ嬉しいですね！

今後のアップデートにもご期待ください。ありがとうございました！